Erstgespräch

Growth Experience Operations

Besser mitjedem Event

ALTO macht wiederkehrende B2B-Events effizienter, messbarer und wirtschaftlicher. Wir analysieren Besucherreise, Abläufe, Verantwortlichkeiten und vorhandene Daten, entwickeln daraus konkrete Maßnahmen und begleiten die Umsetzung bis zur nächsten Veranstaltung.

Wir sind keine Full-Service-Agentur und liefern keine abstrakten Konzepte. Unsere Ergebnisse wirken bei jeder folgenden Eventausgabe.

Erstgespräch vereinbaren Leistungen ansehen
Modul 01 Event Performance Review Analyse mit priorisiertem Maßnahmenplan. Modul 02 Event Improvement Sprint Umsetzung in vier bis zwölf Wochen. Modul 03 Event Performance Partnership 360° Begleitung über einen Eventzyklus.

Ihr Event funktioniert. Trotzdem ist mehr drin.

Die folgenden Punkte hören wir in fast jedem Erstgespräch. Sie treten selten einzeln auf und kosten über mehrere Ausgaben hinweg spürbar Geld.

  • Marketing, Ticketing, Einlass und Akkreditierung kosten jedes Jahr mehr Aufwand als nötig.
  • Zwischen internen Teams und Dienstleistern ist nicht eindeutig geregelt, wer entscheidet.
  • Nach jeder Ausgabe werden dieselben Probleme besprochen und bleiben ungelöst.
  • Es entstehen viele Daten, in Entscheidungen fließen sie kaum ein.
  • Besucher, Partner und Mitarbeitende stoßen an Stellen an, die niemand geplant hat.
  • Der wirtschaftliche Mehrwert der Veranstaltung lässt sich nur grob beziffern.
  • Das Eventteam steckt im Tagesgeschäft und kommt an strukturelle Themen nicht heran.

Wir machen sichtbar, an welchen Stellen Ihr Event Leistung verliert, und leiten daraus einen Plan ab, der sich umsetzen lässt.

Drei Module. Der Umfang folgt Ihrem Event.

Review, Sprint und Partnership bauen aufeinander auf und lassen sich einzeln oder kombiniert beauftragen. Umfang, Intensität und Dauer legen wir gemeinsam fest.

Jedes Modul hat ein abgegrenztes Ergebnis, klare Verantwortlichkeiten und einen festen Zeitrahmen. Sie erhalten Transparenz und Problemlösung.

Modul 01 Analyse

Event Performance Review

Wir zeigen Ihnen, wo Ihr Event Leistung verliert und was Sie konkret verändern sollten.

Der Review ist unser standardisiertes Analyseprodukt für wiederkehrende Veranstaltungen. Einzelne Abläufe für sich genommen sagen zu wenig aus. Wir betrachten das Zusammenspiel aus Besucherperspektive, Organisation, Dienstleistern, Technologie, Daten und wirtschaftlichen Zielen.

Zum Ablauf gehören Kick-off und Zieldefinition, die Sichtung vorhandener Unterlagen und Daten, Interviews mit internen Stakeholdern und ein abschließender Workshop zur Entscheidungsfindung.

Wir sehen uns an

  • Besucherjourney und Touchpoints im Verkauf
  • Registrierung, Einlass, Akkreditierung
  • Programm, Flächen, Besucherströme
  • Personal- und Dienstleisterprozesse
  • Rollen, Zuständigkeiten, Schnittstellen
  • Daten, KPIs und Erfolgskriterien

Sie erhalten

  • Event Performance Report
  • Bewertung der wichtigsten Prozesse
  • priorisierte Maßnahmenliste
  • Einordnung nach Wirkung und Aufwand
  • Roadmap für die nächste Ausgabe
  • Ergebnispräsentation für Ihr Team

So passen wir den Umfang an

Fokus

Ein einzelner Bereich, etwa Ticketabsatz und Kommunikation, oder ein kompaktes Format. Kurze Maßnahmenliste, Roadmap über 90 Tage.

Gesamtbild

Die komplette Veranstaltung mit mehreren Dienstleistern. Impact-Effort-Matrix, Roadmap über sechs Monate, Management-Workshop.

Vertiefung

Mehrtägige Formate oder mehrere Standorte. Auswertung von Registrierungs-, Ticketing- und Transaktionsdaten, Analyse einzelner Besuchergruppen, Business Case für zentrale Maßnahmen.

Der genaue Umfang richtet sich nach Größe, Dauer, Komplexität und Zielsetzung der Veranstaltung. Alles fixiert, bevor wir anfangen.

Event analysieren lassen
Modul 02 Umsetzung

Event Improvement Sprint

Wir setzen die wichtigsten Verbesserungen gemeinsam um.

Im Sprint bringen wir vereinbarte Maßnahmen in einem klar begrenzten Zeitraum zur Umsetzung. Ergebnis, Umfang, Verantwortlichkeiten und Zeitplan stehen vor Projektbeginn fest.

Dazu gehören regelmäßige Steuerungstermine, Workshops mit den beteiligten Teams, die Entwicklung der benötigten Dokumente und Tools sowie eine dokumentierte Übergabe an Ihr internes Team.

Mögliche Ergebnisse

  • neuer Registrierungs- oder Akkreditierungsprozess
  • Rollen- und Verantwortlichkeitsmodell
  • Briefing- und Übergabesystem
  • überarbeitetes Marketing-Konzept
  • KPI- und Datenerhebungskonzept
  • Checklisten und Steuerungstools

Ebenfalls möglich

  • Auswahl und Briefing von Technologiepartnern
  • Testlauf oder Prozesssimulation
  • Ausschreibungsunterstützung
  • Schulung der beteiligten Teams
  • Management-Reporting zum Abschluss

So passen wir den Umfang an

Kompakt

Bis zu drei Maßnahmen in einem zentralen Prozess oder Eventbereich, vier bis sechs Wochen. Wöchentliches Projektmeeting, Übergabe und Schulung.

Erweitert

Drei bis fünf Maßnahmen über mehrere Prozesse und Touchpoints, sechs bis acht Wochen. Mit Einführung von KPIs, Testlauf und dokumentierter Übergabe.

Bereichsübergreifend

Mehrere Fachbereiche und Dienstleister, acht bis zwölf Wochen. Umfassendes Prozessdesign, Begleitung der Implementierung, Test und Abnahme.

Externe Produktions-, Software-, Personal- und Dienstleisterkosten sind nicht enthalten. Bei Bedarf übernehmen wir Auswahl, Briefing und Koordination geeigneter Partner.

Optimierungen umsetzen
Modul 03 Begleitung

Event Performance Partnership

Wir begleiten Ihr Event über einen vollständigen Entwicklungszyklus.

Die Partnership verbindet Analyse, Projektsteuerung, Qualitätssicherung und laufende Verbesserung. Wir unterstützen Ihr internes Eventteam über mehrere Monate, verfolgen vereinbarte Maßnahmen und koordinieren die relevanten Schnittstellen.

Erkenntnisse aus einer Ausgabe bleiben damit erhalten und fließen direkt in die Planung der nächsten ein.

Laufend

  • Steuerungs- und Entscheidungsrunden
  • Maßnahmen- und Verantwortlichkeitstracking
  • Unterstützung des internen Eventteams
  • KPI- und Datenkonzeption
  • Prozess- und Dienstleistersteuerung

Rund um die Veranstaltung

  • Qualitätskontrollen in der Vorbereitung
  • operative Workshops
  • Begleitung und Beobachtung vor Ort
  • strukturierte Nachanalyse
  • Optimierungsplan für die Folgeausgabe

So passen wir den Umfang an

Begleitend

Ein mittelgroßes Event mit sechs bis neun Monaten Vorlauf. Monatlicher Steuerungstermin, ausgewählte Workshops, Beobachtung am Veranstaltungstag.

Eng

Zweiwöchentliche Steuerung, laufende Unterstützung des internen Teams, Begleitung an mehreren Veranstaltungstagen, Management-Reporting.

Mehrere Ausgaben

Mehrtägige Großevents, mehrere Formate oder mehrere Standorte. Kontinuierliche Projektsteuerung, mehrere Personen vor Ort, Begleitung über mehrere Ausgaben hinweg.

Der Leistungsumfang wird passend zu Eventgröße, Vorlauf, Projektkomplexität und vorhandenen internen Ressourcen zusammengestellt.

Eventzyklus gemeinsam planen

Module lassen sich kombinieren. Ein Review geht bei Bedarf direkt in einen Sprint über, ein Sprint in eine Partnership.

Für jedes Modul erhalten Sie ein abgegrenztes Angebot mit Ergebnis, Verantwortlichkeiten und Zeitplan. Ohne offene Beratungsstunden.

Drei Felder, an denen wir arbeiten.

Experience, Operations und Growth bilden unsere Methodik. Verkauft werden konkrete Ergebnisse, keine Power Point Slides.

Teilnehmende in einer Session während einer Fachveranstaltung

Experience

Reibung herausnehmen.

Besucher, Partner, Aussteller, Speaker und Crew erleben Ihre Veranstaltung an sehr unterschiedlichen Punkten. Wir gehen die gesamte Reise durch, von der Einladung oder Ticketkauf über die Registrierung bis zur Nachkommunikation, und beseitigen die Stellen, an denen Menschen hängen bleiben.

Gestapelte Flightcases und Traversen im Backstagebereich

Operations

Zuständigkeiten festschreiben.

Klare Prozesse, klare Verantwortlichkeiten, klare Schnittstellen. Das senkt Abstimmungsaufwand, operative Fehler und Kosten. Gleichzeitig wird Ihr Event unabhängiger von einzelnen Köpfen und deren Erfahrungswissen.

Voll besetzter Konferenzsaal während eines Vortrags

Growth

Wirkung belegbar machen.

Wir verbinden Ihre Veranstaltungsziele mit Zahlen, die sich tatsächlich erheben lassen. Daraus entstehen belastbare KPIs und Ansatzpunkte für mehr Teilnahme, stärkere Bindung, bessere Conversion und einen höheren wirtschaftlichen Beitrag.

Wiederkehrende Formate haben einen Vorteil, den einmalige Events nicht haben.

Erkenntnisse aus einer Event-Ausgabe lassen sich gezielt in die nächste übertragen. In der Praxis geht dabei viel verloren. Wir organisieren die Übergabe so, dass sie wirksam wird.

Sponsoring, das nachvollziehbar wirkt.

Wir machen aus Reichweite ein Angebot, das überzeugt.

Gutes Sponsoring bringt die Interessen von Sponsor, Veranstalter und Gästen zusammen.

Ein gutes Event allein gewinnt keine Sponsoren. Unternehmen brauchen ein nachvollziehbares Angebot, das ihre Ziele aufgreift und den Mehrwert einer Partnerschaft beziffert. Wir analysieren Format, Zielgruppen, Kontaktpunkte und Aktivierungsmöglichkeiten.

EAnschließend unterstützen wir bei der Vermarktung. Passende Partnerschaften platzieren wir in unserem eigenen Sponsorenpool und sprechen Unternehmen an, deren Marken und Ziele zum Event passen. Das Ziel sind Partnerschaften, die inhaltlich funktionieren.

Sie erhalten

  • eine tragfähige Sponsoringstory
  • ein professionelles Pitch Deck
  • nachvollziehbare Pakete und eine belastbare Preisstruktur
  • individuell buchbare Einzelleistungen
  • Aktivierungsideen, die zu Event und Sponsor passen
  • Unterlagen für die direkte Ansprache
Besucherinnen und Besucher in einer Messehalle

Due Diligence für Geldgeber von Kulturveranstaltungen.

Wer ein Festival, eine Konzertreihe oder ein lokales Kulturprojekt finanziert, entscheidet häufig auf Basis eines Exposés. Wir liefern die zweite Meinung und stellen die Fragen, die ein Veranstalter im Pitch selten von sich aus beantwortet.

Kalkulation und Szenarien

Deckungsbeitrag, Break-even, Auslastungsannahmen und die Frage, ob überhaupt eine Reserve eingeplant ist.

Veranstalter und Historie

Referenzen, Bonität, personelle Kapazität und der tatsächliche Ausgang früherer Projekte.

Genehmigungen und Sicherheit

Auflagenlage, Sicherheitskonzept, Versammlungsstättenrecht und der Stand der Behördengespräche.

Verträge und Haftung

Künstler- und Gewerkeverträge, Ausfallversicherung, höhere Gewalt und die Zahlungspflicht im Ernstfall.

Liquidität und Cashflow

Abhängigkeit vom Vorverkauf, Zahlungsziele der Gewerke und der Vorfinanzierungsbedarf über die Zeit.

Abbruch und Ausstieg

Die Folgen von Wetter, Absage oder deutlich unterschrittener Auslastung und der Punkt, an dem sie eintreten.

Sie erhalten einen Prüfbericht mit einer von drei Empfehlungen. Investieren, nachverhandeln oder ablehnen.

Projekt prüfen lassen

Für welche Events wir arbeiten.

Unser Schwerpunkt liegt auf wiederkehrenden Formaten mit erkennbarem Entwicklungspotenzial. Formate, die von den Kriterien abweichen, sehen wir uns trotzdem an.

Passt zu uns

  • Corporate Events, Hausmessen, Partner- und Kundenevents
  • B2B-Konferenzen, Kongresse, Fachveranstaltungen
  • etwa 300 bis 5.000 Teilnehmende
  • mindestens eine Ausgabe pro Jahr
  • mehrere interne und externe Beteiligte
  • Eventbudget ab etwa 150.000 €

Machen wir nicht

  • kreative Neukonzeption beliebiger Events
  • Künstlerbooking und Entertainment
  • Catering- und Locationvermittlung als Einzelleistung
  • Teilnehmerakquise und klassische Marketingleistungen
  • vollständige technische Produktion
  • dauerhafte Bereitstellung von Eventpersonal
  • Entwicklung eigener Eventsoftware
  • operative Gesamtproduktion ohne Performance-Auftrag

Operative Eventerfahrung trifft auf datenbasierte Analyse.

Zwei Perspektiven, die bei der Optimierung von Veranstaltungen meist getrennt bleiben. Wir bringen sie in jedem Projekt zusammen.

Foto einsetzen
Hochformat 4:5

Alexander Guthmann

Operations und Eventtechnologie

Verantwortet die praktische Umsetzbarkeit jeder Maßnahme und den Betrieb vor Ort.

  • Registrierung, Access und Payment
  • Eventtechnologie und Systemauswahl
  • Dienstleister- und Personalsteuerung
  • Abläufe am Veranstaltungstag
  • Kundenentwicklung und Branchenzugang

Leo Fischer

Analyse, Vermarktung und wirtschaftliche Bewertung

Verantwortet Datenerhebung, Bewertung und die Aufbereitung der Handlungsempfehlungen.

  • Datenerhebung und Analyse
  • Geschäftsmodell und wirtschaftliche Bewertung
  • KPI-Systeme und Prognosen
  • Prozessdesign und Skalierbarkeit
  • Aufbereitung der Handlungsempfehlungen

So läuft die Zusammenarbeit.

Fünf Schritte vom ersten Gespräch bis zur Bewertung der Wirkung. Umfang und Konditionen stehen fest, bevor wir anfangen.

  1. Schritt 1

    Erstgespräch

    Wir sprechen über Ihr Event, Ihre Ziele und die größten offenen Punkte. 60 Minuten, kostenfrei.

  2. Schritt 2

    Auftragsklärung

    Wir legen fest, welche Bereiche betrachtet oder verbessert werden und welche Module zu Ihrer Situation passen.

  3. Schritt 3

    Angebot

    Sie erhalten ein abgegrenztes Angebot mit Leistungen, Ergebnissen, Verantwortlichkeiten und Zeitplan.

  4. Schritt 4

    Analyse oder Umsetzung

    Wir führen Review, Improvement Sprint oder Performance Partnership wie vereinbart durch.

  5. Schritt 5

    Wirkung prüfen

    Wir bewerten die umgesetzten Maßnahmen und leiten daraus die nächsten Schritte für die Folgeausgabe ab.

Sprechen wir über Ihre nächste Ausgabe.

Schreiben Sie kurz, um welches Format es geht, wie groß es ist und wann die nächste Ausgabe stattfindet. Sie bekommen innerhalb von zwei Werktagen eine Antwort.

Ansprechpartner

Leo Fischer
Geschäftsführer

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Sitz

Bochum
Metropole Ruhr

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